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留意职工档案管理中的盲点
2013-02-26 来源： 点击： 次
案例一：
2011年10月，某公司人力资源经理王晶代表公司新招了一批员工，其中李斌等3位求职者都是外地来的大学毕业生。在与3位外地求职者的谈话中，王晶特意询问他们的档案是否能调来，如果不能调来，单位将不负责缴纳社会保险费。由于李斌3人都表示无法将档案转移到单位，王晶在办理社会保险登记手续时，就没将他们的名字报到社会保险经办机构。
今年4月，市里开展社会保险执法大检查，重点检查企业缴纳社会保险费的问题。在查到王晶所在公司时，劳动监察部门发现公司没有为李斌等人缴纳社会保险费。对此，王晶解释说：“不是我们不给他们上保险，是因为他们的档案不在公司，没有档案怎么能上保险呢？”
案例二：
老侯是某地一家国有粮油企业的职工，自1990年参加工作以来，一直从事收购粮食、销售粮油的工作，所以常年在外跑业务。但是自从1993年以后，企业多次联系不到老侯，后来又能通过其同事、邻居、亲属多方寻找，也都无果。1995年，该企业实行全员合同制，企业领导经讨论决定，鉴于老侯长年旷工，根据《企业职工奖惩条例》的规定，企业在召开职工代表大会的时候，宣布将老侯除名，并按照法律程序送达相关除名通知。
此后，企业长期亏损，经过当地国资委牵线，被一家大型央企收购。在收购兼并过程中，两家企业约定将粮油企业的全体员工统一划转到央企，员工此前的工作年限计入央企的工作年限。由于该央企战略得当，企业发展迅速，并正式上市，全体员工每人都享受到了部分股权和分红。
2011年12月，老侯经与以前的同事联系后，方知企业已经发生天翻覆地的变化。于是，老侯找到该央企要求恢复劳动关系，补缴社会保险费，参与公司上市分红，并要得到相应的职工股权。央企人力资源经理王辉认为老侯不是该央企员工，即使属于原粮油企业，也已经被除名，且在并购时已不属于在册职工，因此不能享受职工股权收益。至于此前的补缴社保费问题，更与该央企无关。但是老侯却认为，自己是在为原厂办理业务过程中，身患疾病而未能与企业联系，因此企业除名属于违法；况且本人档案仍在企业人事部门存放，因此自己仍是该企业员工。
经过查找，王辉发现老侯的档案果然还在该央企存放，一时慌了手脚，难道档案存放就能证明还存在劳动关系吗？
鲁律师点评：
以上两个案例都是因职工档案管理引发的争议。企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用职工等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。
在计划经济条件下，用人单位对员工的档案享有一定的保管权，档案随人走，劳动关系在哪儿，档案就转移到哪儿。因此，档案关系往往被视为劳动关系存在的主要依据。而社会保险关系作为市场经济下的产物，是以劳动关系的建立为前提的，只要用人单位与劳动者建立了劳动合同关系或者事实劳动关系，不管档案保存在哪里，根据《劳动法》第72条之规定，单位都必须依法为劳动者参加社会保险，缴纳社会保险费。因此，案例一中，王晶将档案关系与社会保险关系等同起来，以为员工的档案不能转移到单位就可以不参加社会保险，这显然是错误的。面对劳动监察部门的整改通知，王晶应当及时为李斌等人办理社会保险登记手续，补缴以前的社会保险费。
根据《企业职工档案管理工作规定》，职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。因此，劳动者一般会认为劳动关系和档案关系都是同步的。〈劳动法〉中明确规定，劳动合同是劳动者和用人单位建立劳动关系的重要证明。同时，随着档案托管等档案管理形式的出现，档案关系与劳动关系已不再是对应关系，档案只是对劳动者工作的文字记载。
案例二中，老侯长期旷工，即使如其所说患病在外，也可以通过其他形式告知企业。而老侯事实上存在主观懈怠，客观上旷工两年之久，正是因为无视法纪才被除名。但是有必要提醒的是，对于长期旷工、人间蒸发的员工，企业在作出相应处理以后，一定要履行法定送达程序。如果该企业之前没有扎实的法律措施，那么老侯的劳动关系可能被判定为未解除。如果是这样，那么当粮油企业与央企并购后，由于老侯仍然是粮油企业的职工，因此劳动关系也一并转入央企，那么本案就复杂了。
值得提醒企业的是，近年来一些企业为了留住员工，大都采用了扣押档案的方法，《劳动合同法》中明确规定用人单位不得扣押职工档案，否则要承担相应的法律责任。同时，如果企业扣押档案就意味着对职工档案有保管的责任，倘若档案丢失、毁损，用人单位就要承担相应的赔偿责任。
2011年10月，某公司人力资源经理王晶代表公司新招了一批员工，其中李斌等3位求职者都是外地来的大学毕业生。在与3位外地求职者的谈话中，王晶特意询问他们的档案是否能调来，如果不能调来，单位将不负责缴纳社会保险费。由于李斌3人都表示无法将档案转移到单位，王晶在办理社会保险登记手续时，就没将他们的名字报到社会保险经办机构。
今年4月，市里开展社会保险执法大检查，重点检查企业缴纳社会保险费的问题。在查到王晶所在公司时，劳动监察部门发现公司没有为李斌等人缴纳社会保险费。对此，王晶解释说：“不是我们不给他们上保险，是因为他们的档案不在公司，没有档案怎么能上保险呢？”
案例二：
老侯是某地一家国有粮油企业的职工，自1990年参加工作以来，一直从事收购粮食、销售粮油的工作，所以常年在外跑业务。但是自从1993年以后，企业多次联系不到老侯，后来又能通过其同事、邻居、亲属多方寻找，也都无果。1995年，该企业实行全员合同制，企业领导经讨论决定，鉴于老侯长年旷工，根据《企业职工奖惩条例》的规定，企业在召开职工代表大会的时候，宣布将老侯除名，并按照法律程序送达相关除名通知。
此后，企业长期亏损，经过当地国资委牵线，被一家大型央企收购。在收购兼并过程中，两家企业约定将粮油企业的全体员工统一划转到央企，员工此前的工作年限计入央企的工作年限。由于该央企战略得当，企业发展迅速，并正式上市，全体员工每人都享受到了部分股权和分红。
2011年12月，老侯经与以前的同事联系后，方知企业已经发生天翻覆地的变化。于是，老侯找到该央企要求恢复劳动关系，补缴社会保险费，参与公司上市分红，并要得到相应的职工股权。央企人力资源经理王辉认为老侯不是该央企员工，即使属于原粮油企业，也已经被除名，且在并购时已不属于在册职工，因此不能享受职工股权收益。至于此前的补缴社保费问题，更与该央企无关。但是老侯却认为，自己是在为原厂办理业务过程中，身患疾病而未能与企业联系，因此企业除名属于违法；况且本人档案仍在企业人事部门存放，因此自己仍是该企业员工。
经过查找，王辉发现老侯的档案果然还在该央企存放，一时慌了手脚，难道档案存放就能证明还存在劳动关系吗？
鲁律师点评：
以上两个案例都是因职工档案管理引发的争议。企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用职工等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。
在计划经济条件下，用人单位对员工的档案享有一定的保管权，档案随人走，劳动关系在哪儿，档案就转移到哪儿。因此，档案关系往往被视为劳动关系存在的主要依据。而社会保险关系作为市场经济下的产物，是以劳动关系的建立为前提的，只要用人单位与劳动者建立了劳动合同关系或者事实劳动关系，不管档案保存在哪里，根据《劳动法》第72条之规定，单位都必须依法为劳动者参加社会保险，缴纳社会保险费。因此，案例一中，王晶将档案关系与社会保险关系等同起来，以为员工的档案不能转移到单位就可以不参加社会保险，这显然是错误的。面对劳动监察部门的整改通知，王晶应当及时为李斌等人办理社会保险登记手续，补缴以前的社会保险费。
根据《企业职工档案管理工作规定》，职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。因此，劳动者一般会认为劳动关系和档案关系都是同步的。〈劳动法〉中明确规定，劳动合同是劳动者和用人单位建立劳动关系的重要证明。同时，随着档案托管等档案管理形式的出现，档案关系与劳动关系已不再是对应关系，档案只是对劳动者工作的文字记载。
案例二中，老侯长期旷工，即使如其所说患病在外，也可以通过其他形式告知企业。而老侯事实上存在主观懈怠，客观上旷工两年之久，正是因为无视法纪才被除名。但是有必要提醒的是，对于长期旷工、人间蒸发的员工，企业在作出相应处理以后，一定要履行法定送达程序。如果该企业之前没有扎实的法律措施，那么老侯的劳动关系可能被判定为未解除。如果是这样，那么当粮油企业与央企并购后，由于老侯仍然是粮油企业的职工，因此劳动关系也一并转入央企，那么本案就复杂了。
值得提醒企业的是，近年来一些企业为了留住员工，大都采用了扣押档案的方法，《劳动合同法》中明确规定用人单位不得扣押职工档案，否则要承担相应的法律责任。同时，如果企业扣押档案就意味着对职工档案有保管的责任，倘若档案丢失、毁损，用人单位就要承担相应的赔偿责任。
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